Cómo compartir un archivo de Excel

Al usar Microsoft Excel para compartir libros de trabajo, puede colaborar con otros agregando o cambiando instantáneamente datos, fórmulas y formato desde múltiples ubicaciones y dispositivos. Cómo compartir archivos de Excel en Microsoft 365, Excel 2023, Excel 2016 y Excel Online.

Regístrese en OneDrive

Si usa Microsoft Office, probablemente tenga una cuenta OneDrive activa. De lo contrario, o si no está seguro, inicie sesión en OneDrive antes de continuar. La única excepción es si desea compartir archivos de Excel alojados en una biblioteca de SharePoint Online o en una red interna. En este caso, no necesita una cuenta de OneDrive.

Antes de poder compartir una hoja de cálculo para la coautoría, debe guardarla en formato XLSX, XLSM o XLSB.

Cómo compartir archivos de Excel en Microsoft 365 o Excel 2023

Para compartir un libro de Excel:

Las versiones recientes de Excel reemplazan la función de libro de trabajo compartido con un servicio llamado coautoría. Admite una colaboración similar y ofrece herramientas avanzadas que no están disponibles en versiones anteriores de Excel.

1. Abra el libro de Excel que desea compartir.

2. Elegir separar, en la esquina superior derecha de la pantalla y debajo de la barra de búsqueda.

   

3. En diálogo compartir, elegir Registro.

   

   Si ha iniciado sesión en su cuenta de Microsoft, continúe con el paso 6.

4. Si se le solicitan las credenciales de su cuenta de Microsoft, siga las instrucciones en pantalla para completar el proceso de autenticación.

   

5. Una vez que haya iniciado sesión, regrese a la ventana principal de Excel y seleccione separar una vez más.

6. En áreas rurales apellido, apellido, ingrese un título para el libro de trabajo compartido.

   

7. Seleccionar menú desplegable Elija dónde desea compartir sus archivos, p. B. OneDrive. En la mayoría de los casos, esta es la ubicación preferida a menos que esté usando una biblioteca de SharePoint o una ubicación de red interna.

   

8. Elegir guardar en la computadora.

   

9. El archivo se cargará en el repositorio seleccionado en el paso 7. Elegir separar.

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10. En la lista emergente Opciones para compartir, seleccione invitar a la gente.

    No tiene que compartir libros de trabajo con fines de colaboración. Elija si desea compartir una versión de solo lectura enviar una copia.

    

11. En diálogo invitar a la gente, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el libro. Separe cada dirección de correo electrónico con una coma.

    

    Puede ingresar el nombre de un contacto en lugar de una dirección de correo electrónico. En este caso, se le pedirá que conceda acceso a Excel a la aplicación correspondiente.

12. Si es necesario, ingrese el mensaje del destinatario.

13. Opciones editable Con una casilla de verificación desmarcada de forma predeterminada como medida de precaución, lo que indica que el destinatario no puede modificar el archivo de Excel. Para eliminar esta restricción de solo lectura, marque la casilla para mostrar una marca de verificación.

    

14. Elegir separar. Sus destinatarios recibirán una notificación de que el libro de trabajo se ha compartido con ellos.

Cómo compartir archivos en Excel Online

Al igual que Excel para Microsoft 365 y Excel 2023, la versión web de Excel usa capacidades de coautoría en lugar de lo que solía llamarse libros de trabajo compartidos.

1. Vaya a Excel Online en un navegador web y abra el libro que desea compartir.

2. Elegir separar, en la esquina superior derecha de la ventana del navegador para mostrar el cuadro de diálogo de invitación.

   

3. En áreas rurales a, Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el libro de trabajo, separándolas con una coma.

   

4. En áreas rurales Añadir una nota breve, ingrese un mensaje relevante para su destinatario.

   

5. Elegir Los destinatarios pueden editar.

   

6. Aparecerán dos menús desplegables. El primero contiene las siguientes opciones: Los destinatarios pueden editar (Predeterminado) y Los destinatarios solo pueden ver. Si elige este último, sus destinatarios recibirán libros de trabajo con restricciones de solo lectura.

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7. La segunda lista desplegable indica si su destinatario necesita una cuenta de Microsoft para acceder al documento. Elige la opción que se adapte a tus necesidades.

8. Elegir separar. Sus destinatarios recibirán una notificación de que el libro de trabajo se ha compartido con ellos.

Cómo dividir archivos en Excel 2016

Siga las instrucciones para Microsoft 365 ya que las funciones y los pasos para la coautoría son similares. La principal diferencia es el botón. separar, aparece en la esquina superior derecha, representado por la cabeza y el torso junto a la palabra separar.

Si es necesario, puede utilizar la función Libro de trabajo compartido. Para hacer esto, siga los pasos a continuación para agregar las opciones apropiadas a la barra de herramientas de acceso rápido.

Utilice la coautoría en su lugar, a menos que necesite habilitar explícitamente la funcionalidad del libro de trabajo compartido original, p. B. Compartir a través de una red restringida con requisitos específicos.

Agregue un botón Compartir libro en macOS

Agregue la función de libros de trabajo compartidos en macOS:

1. Elegir Pendiente como.

2. En diálogo Seleccione la configuración de Excel Cinta y barra de herramientas, en sección transversal crear.

3. Elegir Barra de herramientas de acceso directo.

4. En la configuración seleccionar comando, elegir Ver ficha.

5. Seleccione de la lista de opciones proporcionadas Libro de trabajo compartido (heredado) márcalo.

6. Elija el paréntesis de cierre ( ) junto a la opción Libro de trabajo compartido (heredado) para que se mueva a la lista marcada como Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

7. Elegir guardar en la computadora Completa el proceso. Ahora puede iniciar el proceso de inicio desde la barra de herramientas de Excel.

Agregar un botón para compartir un libro de trabajo en Windows

Para agregar la función Libro compartido a Excel 2016 para Windows, siga estos pasos:

1. Elegir archivo, archivo opciones Barra de herramientas de acceso directo.

2. Elegir seleccionar comando expandir y seleccionar todos los comandos.

3. Desplácese hacia abajo y seleccione Libro de trabajo compartido (heredado) márcalo.

4. Elegir añadir.

5. Agregue cada uno de los siguientes comandos a su vez: Seguimiento de cambios (heredado), Acciones de protección (heredadas), Comparar y combinar libros de trabajo.

6. Después de agregar estos elementos, seleccione aceptar Regrese a la ventana principal de Excel. Ahora puede iniciar el proceso de inicio desde la barra de herramientas de Excel.

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