Cómo usar el calendario de Microsoft Teams

Microsoft Teams proporciona herramientas para aumentar la productividad y mejorar la comunicación entre los empleados a través de chat de texto, llamadas de voz y video, capacidades para compartir archivos, grabación de turnos en línea y calendarios compartidos.

La función de calendario compartido de Microsoft Teams permite a los miembros del grupo crear reuniones, proporcionar detalles y agregar otros miembros directamente dentro de la aplicación Teams, por lo que no solo pueden recibir notificaciones de eventos, sino que también pueden agregarlos a sus calendarios de Microsoft.

Este artículo se aplica a la aplicación Microsoft Teams en dispositivos con Windows 10, iOS y Android y la versión web.

Cómo funciona el calendario de Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración diseñada para organizaciones o grupos y, por lo tanto, está orientada a un enfoque grupal o de equipo. Es posible que pueda iniciar sesión en un grupo de Microsoft Teams con su dirección de correo electrónico habitual, pero en la mayoría de los casos se le proporcionará una dirección de correo electrónico del trabajo para acceder a Teams y otras aplicaciones asociadas de Microsoft 365 y servicios relacionados.

La aplicación Microsoft Teams tiene un calendario principal asignado a todo el grupo u organización. Los miembros del grupo pueden agregar reuniones o eventos a este calendario, que aparecerá automáticamente en los calendarios de otros miembros. También puede agregar personas a eventos o reuniones del calendario si necesitan asistir.

Técnicamente, el calendario integrado (o predeterminado) se denomina calendario de grupo y un calendario externo compartido en Microsoft Teams es un calendario compartido. Sin embargo, estos términos a menudo se confunden y la distinción entre ellos es borrosa.

Es una buena idea usar un nombre único para referirse a los calendarios en Microsoft Teams en lugar de usar los términos "compartir" o "agrupar" para evitar confusiones.

Los calendarios también se pueden compartir en Microsoft Teams a través de Outlook u otros servicios de programación como Google Calendar.

Cómo crear un evento de calendario compartido de Microsoft Teams

Este es el proceso de creación de un evento, llamado reunión en Microsoft Teams, que puede compartirse con otros miembros del grupo y agregarse automáticamente al calendario del grupo.

Este ejemplo usa la aplicación Microsoft Teams en Windows 10, pero las instrucciones y los menús usados ​​son los mismos en todas las demás versiones.

1. Abra la aplicación de Microsoft Teams.

2. Elegir calendario.

   

3. Hacer clic en una nueva reunión.

   

4. Seleccione la zona horaria apropiada del menú desplegable en la parte superior de la pantalla.

   

   No tiene que preocuparse por las zonas horarias de los miembros de su equipo, ya que los horarios de sus reuniones se ajustarán automáticamente en consecuencia.

5. Existir Agregar campo de título.

   

6. En áreas rurales Agregar participantes requeridos, ingrese el nombre de la persona a la que desea notificar sobre el evento. Una vez que comience a escribir, el nombre debería aparecer automáticamente para que pueda elegir.

   

   Si desea compartir este evento de calendario con personas que no están en su grupo de Microsoft Teams o que ni siquiera usan Microsoft Teams, puede hacerlo ingresando su dirección de correo electrónico completa en lugar de su nombre.

   Hacer clic Opcional Agregue miembros del grupo que deseen saber acerca de la reunión, pero no es necesario.

   Después de crear la reunión, todos los invitados serán invitados a sus direcciones de correo electrónico asociadas.

7. A continuación, especifique las horas de inicio y finalización de la reunión.

   

8. Hacer clic sin repetición Si necesita repetirlo, abra el menú y convierta la reunión en un evento regular. Por ejemplo, es posible que desee realizar la misma reunión todos los días de la semana, semana o mes.

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9. Hacer clic Información sobre la adición de canales Si su reunión es específica de una categoría en la configuración de Microsoft Teams de su organización. Por ejemplo, es posible que desee colocarlo en el canal de un gerente para que solo los miembros del equipo que usan el canal sepan que se está llevando a cabo una reunión.

   

   Si lo prefiere, puede dejar muchos de estos campos en blanco.

10. El siguiente es el campo agregar Direccion. A pesar de su nombre, no se trata realmente de dar una ubicación física. En cambio, es elegir un Sistema de sala habilitado para Microsoft Teams o dispositivo de teléfono de conferencia conectado.

    Si su empresa no utiliza este tipo de dispositivos, no necesita preocuparse por llenar este campo.

    

11. En el cuadro grande en la parte inferior de la pantalla, escriba el campo Detalles de la reunión, escriba una descripción de la reunión, la agenda de la reunión o un mensaje para los asistentes.

    

12. Finalmente haga clic enviar. Esto agregará el evento a su calendario de Microsoft Teams e invitará a las personas que agregó. Una vez que responden, el evento también se agrega automáticamente a su calendario.

    

    Si aún no ha agregado a nadie al evento, verá el botón guardar en la computadora en lugar de. Esto solo guardará el evento en su calendario personal de Microsoft Teams.

¿Qué hace el asistente de programación de Microsoft Teams?

La opción Asistente de programación que aparece cuando crea una reunión en Microsoft Teams en su computadora es otra forma de crear o editar un evento. Utiliza una interfaz más intuitiva, muestra opciones en el lado izquierdo de la pantalla y le permite seleccionar períodos de tiempo con el mouse, cambiando la hora automáticamente.

El beneficio real del asistente de programación es cómo muestra las programaciones de todos los miembros del grupo. Esto facilita ver cuándo y qué días tienen libres todos, y le ahorra la molestia de preguntar a los miembros del grupo qué horario les conviene más.

Los horarios solo aparecen en el asistente de horarios cuando su administrador u otros usuarios los ingresan en Microsoft Teams. Esta característica no ayuda si su organización no usa Microsoft Teams para administrar planes.

El asistente de programación de Microsoft Teams es una herramienta completamente opcional, aunque algunos pueden preferirla a la opción predeterminada de creación de reuniones.

Cómo aceptar una invitación de calendario de Microsoft Teams

Debería recibir una invitación por correo electrónico una vez que la reunión se haya agregado a su calendario de Microsoft Teams.

Después de recibir este correo electrónico, haga clic en el vínculo Unirse a la reunión de Microsoft Teams para aceptar la invitación. La aplicación Microsoft Teams se abrirá y lo agregará al evento. Si no tiene Microsoft Teams instalado, se le pedirá que lo instale.

Si no recibiste una invitación, comunícate con el creador del evento para asegurarte de que haya usado la dirección de correo electrónico correcta. También puedes revisar tu carpeta de correo no deseado o spam.

Algunos servicios de correo electrónico pueden requerir que agregue estos eventos de Microsoft Teams a su propio sistema de calendario. Puede hacer esto si lo desea, pero aún debe hacer clic en el enlace de texto en el correo electrónico para aceptar la invitación.

Cómo crear y compartir eventos con Outlook Teams

Se requiere una cuenta de Microsoft para usar Microsoft Teams. Por lo general, su empresa u organización le proporciona una nueva cuenta de Microsoft que le brinda acceso a Microsoft Teams y otros servicios de Microsoft Office.

La dirección de correo electrónico asociada con esta cuenta de Microsoft se puede usar para iniciar sesión en Outlook y, dado que esta cuenta también se usa para acceder a Teams, las reuniones de calendario se pueden crear en Outlook y sincronizar automáticamente con Microsoft Teams.

Para hacer esto, debe usar la misma cuenta de Microsoft para Outlook y Microsoft Teams. Por ejemplo, no puede usar su cuenta de correo electrónico personal de Outlook para crear eventos para el calendario de trabajo de Microsoft Teams.

Esto se puede hacer a través de la aplicación de Outlook y a través de experiencia en el sitio Todo el proceso es más o menos como organizaría una reunión en Microsoft Teams, como se muestra arriba.

Para acceder al calendario en Outlook, simplemente haga clic en el icono calendario abajo en el menú de la izquierda. Con el calendario abierto, haga clic en un día para comenzar a crear una cita.

Si desea que los eventos creados en Outlook se registren en Teams, debe activar el interruptor junto a reunión de grupo, se puede encontrar al lado del texto Encuentra una habitación o lugar. Si no hace esto, la función de calendario compartido de Microsoft Teams no se activará y el evento será solo un evento simple en su calendario de Outlook.

Cómo compartir otro calendario en Microsoft Teams

Si bien Microsoft Teams tiene su propia función de calendario integrada, también es posible importar otros calendarios desde Outlook, Google o cualquier otro servicio de programación que proporcione una URL compartida para su calendario.

Esto puede ser útil si su equipo usa otras aplicaciones o servicios para administrar eventos fuera del ecosistema de Microsoft Office.

Este ejemplo usa Google Calendar, pero el proceso es el mismo para otros servicios similares.

1. Abra Google Calendar en su navegador web como de costumbre.

2. Pase el cursor sobre el nombre del calendario para que aparezcan tres puntos a la derecha del nombre tres en punto Abre el menú.

   

3. Hacer clic en la configuración.

   

4. Haga clic en la URL la URL pública de este calendario y presiona control + v Cópialo en el portapapeles.

   

5. Abra Microsoft Teams y vaya al grupo o chat al que desea agregar el calendario.

   

6. Haga clic en el icono + en la parte superior de la pantalla.

   

7. Hacer clic en el sitio web.

   

8. Pegue la dirección del calendario en el campo URL.

   

   También puede darle un nombre personalizado escribiéndolo en el cuadro nombre de la pestaña y elija si desea recordarle al grupo que agregue un calendario marcando la casilla junto a él Publicar algo sobre esta pestaña en un canal.

9. Hacer clic guardar en la computadora.

   

   Su calendario ahora se comparte en Microsoft Teams y todos pueden verlo en esta nueva pestaña personalizada.

Cómo editar una reunión de Microsoft Teams

Para editar una reunión de Microsoft Teams que haya creado o a la que tenga acceso, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en ella en su calendario en la aplicación de Microsoft Teams y cambiar los campos correspondientes.

Puede agregar o eliminar asistentes, cambiar la hora o la ubicación y editar el nombre y la descripción del evento. enviar actualización Guarde sus cambios cuando haya terminado.

Si usted o sus compañeros de equipo no ven el cambio, cierre la aplicación por completo y vuelva a abrirla.

También puede editar eventos de Teams en Outlook abriendo el evento en su calendario y haciendo clic en Editar.

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