Consulta GROUP BY de Microsoft Access

En Microsoft Access, GROUP BY es una cláusula que puede usar para agrupar registros que tienen el mismo valor en un campo específico dentro de un registro. Cuando incluye una función agregada de SQL como AVG, COUNT o SUM en la instrucción SELECT, Access crea un valor de resumen para cada registro.

Las instrucciones de este artículo se aplican a Access para Microsoft 365, Access 2023, 2016, 2013 y 2010.

Usar AGRUPAR POR

Puede usar consultas SQL en vistas SQL para buscar y usar la función GROUP BY. Es una de las formas más fáciles y directas de acceder y controlar los datos.

1. Inicie Access y abra su base de datos.

   Este ejemplo utiliza la base de datos de ejemplo Northwind.

2. Seleccionar pestaña crear.

   

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3. En el grupo, seleccione Consulta diseño de consulta.

   

4. En la lista Agregar formulario, seleccione la tabla a utilizar.

   

5. Elegir Reloj en el grupo Resultados y seleccione Vista SQL.

   

6. El cuerpo se convierte en la ventana del terminal de consulta. Puede ingresar cualquier consulta aquí.

7. Para obtener una agrupación SQL básica, puede escribir:

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   SELECCIONE * DESDE tablename DONDE columna/categoría LIKE 'entrada';

   Sustituya el nombre de la tabla real, la categoría o el encabezado de la columna y el valor de entrada real que está buscando.

Consulta de descomposición

Por ejemplo, considere una tabla de datos de pedidos con las siguientes propiedades:

• Número de orden: un valor numérico que identifica de forma única cada pedido. Este campo es la clave principal de la base de datos.
• vendedor: proporciona un valor de texto para el nombre del proveedor que vende el producto. Este campo es una clave externa a otra tabla que contiene información de personas.
• número de cliente: Valor numérico correspondiente al número de cuenta del cliente. Este campo también es una clave externa para una tabla que contiene información de la cuenta del cliente.
• ingreso: Valor numérico correspondiente al importe de la venta.

Cuando se requiere una evaluación del desempeño de un vendedor, la tabla Pedidos contiene información valiosa que se puede usar para esa evaluación. Por ejemplo, si está calificando a Jim, podría escribir una consulta simple para obtener todos los datos de ventas de Jim:

SELECCIONE * DE LOS PEDIDOS DONDE EL VENDEDOR ES 'Jim' LO POSIBLE;

Esto extraerá todas las entradas de la base de datos de ventas de Jim:

Número de pedido del proveedor Número de cliente de ventas 
12482 Jaime 182 40000 
12488 Jaime 219 25000 
12519 Jaime 137 85000 12602 
Jaime 182 10000 
12741 Jaime 155 90000

Podría ver esta información y hacer algunos cálculos manuales para desarrollar estadísticas de rendimiento, pero sería una tarea tediosa repetirla para cada vendedor de su empresa. En su lugar, puede reemplazar este trabajo con una única consulta GROUP BY que calcula las estadísticas de cada vendedor de la empresa. Escriba la consulta y especifique que la base de datos debe agrupar los resultados según el campo del proveedor. A continuación, puede realizar cálculos sobre los resultados utilizando cualquier función agregada de SQL.

Aquí hay un ejemplo. Si ejecuta la siguiente instrucción SQL:

Seleccione Grupo de pedido de vendedor, Total (Ingresos) como Total, Min. (Ingresos)" como "Bajo", "Máx. (Ingresos) como Alto, Promedio (Ingresos) como Promedio, Recuento (Ingresos) como Importe. " Vendedor;

Obtendrá los siguientes resultados:

Total Vendedores Menores Mayores Multitud Promedio 
Juan 250.000 10.000 90.000 50.000 5 
Maria 342.000 24.000 102.000 57.000 6. 
Bob 118.000 4.000 36.000 39.333 3

Como puede ver, esta poderosa función le permite crear informes breves a partir de consultas SQL que brindan inteligencia comercial valiosa para los gerentes que realizan revisiones de desempeño. La cláusula GROUP BY se usa comúnmente en las bases de datos para este propósito y es una herramienta valiosa en el conjunto de habilidades del DBA.