Crear una base de datos de Access en Microsoft 365

Microsoft Access, parte de la suite Microsoft 365 Office, proporciona una base de datos relacional de clase de escritorio de alto rendimiento que se ejecuta sin servidor. Una base de datos de Access se ejecuta desde un archivo fijo en un disco duro o recurso compartido de red y proporciona herramientas sofisticadas para crear tablas, consultas, formularios e informes.

Índice
  1. Primeros pasos y términos importantes en Access
  2. Relaciones de objetos en Access
  3. Cómo usar formularios en Access
  4. Consultas en Access
  5. Informes en Access
  6. Orígenes de datos especiales en Access
  7. Formatos de salida en Access

Primeros pasos y términos importantes en Access

Inicie Microsoft Access desde el elemento del menú crear, seleccionar Mesa. Una tabla es la unidad básica de almacenamiento en una base de datos. En objetos como tablas, la información se almacena en combinaciones de propiedad/valor.

Estos son algunos términos importantes que debe saber al usar Access:

  • configuración: El elemento de datos de la columna correspondiente en la tabla.
  • corresponsal Base de datos: Una base de datos es un conjunto de objetos bien definidos conectados por relaciones.
  • forma: Una interfaz gráfica que le permite ingresar información en un formulario.
  • peticiones – Una consulta extrae un subconjunto de una o más tablas para obtener un conjunto de información sobre la marcha.
  • grabación: El elemento de datos de la fila correspondiente en la tabla.
  • informe: El contenido de la tabla o el resultado de una consulta. Los informes son resúmenes imprimibles de información.
  • La Junta Directiva: Una colección estructurada y bien definida de propiedades. La organización de una tabla resulta de campos (columnas) y registros (filas).

crear un menúSiéntete orgulloso de los atributos de tu tablero

Relaciones de objetos en Access

Todas las tablas están unidas por una serie de relaciones. Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales, lo que significa que aplica reglas para administrar cómo los datos de una tabla se relacionan con los datos de otra tabla.

relación de accesoCómo crear relaciones de bases de datos en Access Tipos básicos de relaciones de bases de datos

Cómo usar formularios en Access

Utilice tablas para facilitar la entrada ordenada de registros en la base de datos. Los formularios son herramientas gráficas optimizadas para admitir la entrada de datos. En lugar de ingresar información directamente en el formulario, los usuarios ingresan información en un formulario que es más fácil de navegar y leer.

Captura de pantalla del uso del campo de búsqueda en el formulario de registroCómo crear un formulario de entrada de datos para una base de datos de Access

Consultas en Access

Los resultados de la consulta no coinciden exactamente con los resultados de la tabla. En cambio, las consultas se basan en una o más tablas y utilizan reglas avanzadas de filtrado y clasificación para devolver un resultado similar a una tabla que proporciona un informe o un archivo de exportación estructurado.

Esto es lo que necesita saber sobre la ejecución de consultas en Access

Informes en Access

Utilice el informe para capturar los resultados de la consulta o el contenido de la tabla y cree una versión legible que pueda imprimir o compartir fácilmente desde su pantalla. El informe resume todo o parte de la tabla.

Introducción a los informes de Microsoft Access

Orígenes de datos especiales en Access

Microsoft Access es una herramienta de informes frontal que extrae datos de archivos de prueba, hojas de cálculo de Excel, bases de datos SQL o Azure, Microsoft Outlook o muchas otras fuentes de información. Cuando importa tablas vinculadas o fuentes de datos importadas, puede usar Access como herramienta de consulta y agente de informes. Access también admite la publicación de informes y datos en otras bases de datos y en la plataforma Microsoft SharePoint.

Formatos de salida en Access

En la mayoría de los casos, la información se almacena en él en una base de datos de Access. Sin embargo, las consultas y los informes se exportan sin problemas desde la base de datos a formatos Excel, texto sin formato, XML, PDF o XPS. Además, Access proporciona listas de distribución de Microsoft Outlook y Microsoft Word.

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