Guarde su trabajo rápidamente con los accesos directos de Excel

Has puesto mucho trabajo en tu hoja de cálculo de Excel, no te la saltes olvidándote de guardarla. Utilice estos consejos para proteger su trabajo la próxima vez que necesite ese archivo importante. Si desea compartir su trabajo, guarde el libro de trabajo como PDF.

Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2023, 2016, 2013, 2010, Excel para Microsoft 365 y Excel para Mac.

Use atajos de teclado para guardar Excel

Tres formas de guardar archivos en Excel:

• elegir archivo, archivo Guardar como. En Excel, seleccione 2023 archivo, archivo guardar una copia.
• elegir guardar en la computadora en la barra de herramientas de acceso rápido.
• Usar atajos de teclado control + S

Si está usando una Mac, use la tecla de comando en lugar de la tecla ctrl.

Si el archivo se guardó anteriormente, el puntero cambiará a un icono de reloj de arena mientras lo guarda. Al guardar el libro de trabajo por primera vez, se abre una ventana de diálogo Guardar como.

Guardar primero

Este debería ser el caso al guardar un archivo por primera vez cuadro de diálogo Guardar como. Introduzca un nombre para el archivo y elija una ubicación.

Los nombres de archivo pueden contener hasta 255 caracteres, incluidos los espacios.

Guardar a menudo

Usar Ctrl+S es una manera fácil de guardar datos. Utilice este acceso directo con frecuencia, al menos cada cinco minutos, para evitar la pérdida de datos.

Ubicación fija

Si abre con frecuencia ciertos archivos o carpetas en Excel, anclelos a su lista de archivos abiertos recientemente. Esto hace que la ubicación en la parte superior de la lista Recientes sea fácilmente accesible.

El número de posiciones fijables es ilimitado. Especifique la ubicación:

1. Para anclar una carpeta, seleccione archivo, archivo Guardar como.

   

2. Elegir el más joven y, en el lado derecho de la ventana, desplace el cursor sobre el libro de trabajo o la carpeta que desea anclar. En este punto, aparecerá una pequeña imagen horizontal de un alfiler.

   

3. Elegir Lápiz para esta ubicación La carpeta se mueve a la lista anclada y el marcador horizontal se convierte en un marcador vertical.

   

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4. Para resolver la ubicación, seleccione muelle vertical Vuelva a cambiarlo a un alfiler horizontal y elimínelo de la lista anclada.

Guardar hojas de cálculo de Excel como archivos PDF

Cuando desee una copia de una hoja de trabajo o libro de trabajo completo que nadie pueda editar y cualquiera pueda ver, convertir o guardar un archivo de Excel en PDF. Los archivos PDF (formato de documento portátil) permiten que otros vean el documento sin tener que instalar el programa original, como Excel, en su computadora. En su lugar, los usuarios abren el archivo con un lector de PDF gratuito como Adobe Acrobat Reader.

Guarde la hoja de trabajo activa en formato PDF

De forma predeterminada, cuando guarda un archivo en formato PDF, solo se guarda la hoja actual o activa (la hoja en pantalla).

Para guardar una hoja de cálculo de Excel en formato PDF:

1. Elegir archivo, archivo.

   

2. Elegir Guardar como Abra la ventana Guardar como.

   

3. Elija dónde guardar el archivo.

   

4. Introduzca el nombre del archivo.

   

5. Seleccionar flecha hacia abajo Guardar como.

   

6. Desplácese por la lista para buscar y seleccione PDF (*.pdf).

   

7. Elegir guardar en la computadora Guarde el archivo en formato PDF y cierre la ventana.

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Guardar todo el libro de trabajo como PDF

La opción predeterminada Guardar como guarda solo la hoja de trabajo actual en formato PDF. Para guardar todo el libro de trabajo como un archivo PDF, siga los pasos a continuación:

1. Elegir archivo, archivo Guardar como.

   

2. Elegir Revisión Abre el cuadro de diálogo Guardar como.

   

3. Elegir Guardar como Abra la lista desplegable y seleccione formato PDF. El botón Opciones aparece en el cuadro de diálogo Guardar como.

   

4. Elegir opciones Abre el cuadro de diálogo Opciones.

   

5. Elegir Todos los libros de trabajo en la publicación qué sección.

   

6. Elegir aceptar Regrese al cuadro de diálogo Guardar como.

   

7. Elegir guardar en la computadora Guarde el libro de trabajo como PDF y cierre el cuadro de diálogo.

Guardar automáticamente en OneDrive

Si usa Microsoft 365, Excel guarda automáticamente su trabajo cuando elige guardar archivos en su cuenta de almacenamiento en la nube de OneDrive. Cuando sus archivos se guardan en OneDrive, los documentos se guardan automáticamente cada pocos segundos sin tener que elegir constantemente entre guardar o atajos de teclado.

Para que AutoSave funcione correctamente, guarde su documento en una ubicación en su carpeta OneDrive. El guardado automático no funciona en ninguna parte de tu PC o Mac.

Si tiene Microsoft 365 y guarda archivos en OneDrive, active el guardado automático seleccionando el interruptor en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel. Cuando está activado, el interruptor dice Encendido. Para deshabilitar la función y guardar su trabajo manualmente, desactívela.