Hot Folders, la nueva arma secreta de Dropbox

Buzón Las carpetas se organizan automáticamente para usted, renombra, mueve e incluso traduce cualquier cosa que pongas allí.

Hay muchas maneras de automatizar una carpeta en Dropbox (después de todo, es solo una carpeta llena de archivos), pero tener una herramienta integrada ofrece algunos beneficios en términos de conveniencia, seguridad y confiabilidad. Y aún puede usar cualquier herramienta de terceros. Entonces, ¿por qué las carpetas activas son una gran idea y qué pueden hacer por usted?

"[Las carpetas automatizadas] son ​​una manera realmente fácil de administrar cualquier tipo de proyecto grande con múltiples archivos y múltiples colaboradores", dijo a Lifewire. grueso alemán, CEO de la empresa de desarrollo web Pixoul, por correo electrónico: "Construir un buen sistema organizacional que funcione para todos es una lucha continua en cualquier tipo de trabajo basado en proyectos y puede ahorrar mucho tiempo en estas áreas".

Fin del discurso

Las carpetas suelen ser un desastre. Colocamos archivos en una carpeta para limpiar nuestro escritorio y luego colocamos algunos de esos archivos en una subcarpeta para limpiar la primera carpeta. Imagínese si estos archivos pudieran organizarse solos.

Incluso aquellos de nosotros que tenemos todo organizado podemos beneficiarnos del archivado automático. Con Dropbox, eso se vuelve fácil rápidamente. Configuras tus reglas de automatización una vez y Dropbox lo hace todo.

Por ejemplo, puede crear una regla que coloque automáticamente los archivos en carpetas según la fecha. Coloque un montón de archivos en su Dropbox y creará carpetas para enero, febrero, etc. y guarda sus archivos allí. Los archivos agregados posteriormente a la carpeta principal se mueven automáticamente a estas subcarpetas. Es genial para almacenar sus facturas de impuestos, por ejemplo.

Es bueno y es fuerte, aunque mucho mejor vuelve. Dropbox también puede cambiar automáticamente el nombre de archivos y fotos en función de la fecha en que se crearon o tomaron. También puede etiquetar sus archivos e incluso convertirlos a otros formatos. Por ejemplo, es posible que tenga una carpeta que convierta todo a PDF o una carpeta que descomprima automáticamente los archivos ZIP.

Curiosamente, estas acciones se activan cuando los archivos se mueven a una carpeta, lo que se puede hacer en cualquier dispositivo conectado.

Alternativa

La automatización de carpetas de Dropbox eventualmente estará disponible para todos, pero por ahora solo está disponible para usuarios comerciales. Aún así, hay muchas opciones más poderosas para automatizar su carpeta de Dropbox o cualquier otra carpeta.

Hay dos categorías principales de automatización de carpetas. Uno es un servicio basado en web como Thanos todo IFTTT (si esto entonces aquello). Otra es una herramienta que se ejecuta localmente en su computadora, p. excelente Mac Avellana. Luego hay más servicios de un solo propósito como conversión en la nube, supervisa tu carpeta de Dropbox y convierte todo lo que agregas. Es potente y fácil de usar.

La ventaja de una herramienta basada en web es que puede conectarse a otros servicios web. IFTTT puede hacer cosas asombrosas. Por ejemplo, puede hacer que su bombilla inteligente parpadee en rojo cada vez que publique un nuevo artículo en Lifewire News. Zapier ofrece un nivel más profundo de automatización, pero es mucho más complicado de configurar para profundizar en Gmail, Slack, Twitter y Trello. y más.

La desventaja de estas herramientas en línea es que sus datos privados tienen que salir de su computadora para que puedan hacer su trabajo. Por otro lado, la mayoría de los datos ya están en algún lugar de la nube de todos modos.

Local

Si realmente se toma en serio la automatización informática, existen muchas herramientas. En Mac e iOS, puede usar la aplicación Atajos integrada, que viene con una biblioteca de automatizaciones preconstruidas. Algunos de ellos también funcionan con Dropbox.

Prueba Hazel para automatizar carpetas. Esto monitoreará la carpeta en busca de nuevos archivos y responderá a ellos.

Uso una regla Hazel para monitorear imágenes en mi escritorio. Cambie el tamaño de las capturas de pantalla a 2000 píxeles de ancho para usarlas en artículos en línea como este. Otra regla toma imágenes webp y las convierte a jpg. También tengo una regla sobre copiar canciones a lo que solía llamarse iTunes.

Hazel tiene su propio conjunto de acciones integradas, pero también puede usarlo para ejecutar accesos directos, AppleScripts y acciones de Automator, e incluso escribir sus propios scripts en el lenguaje de programación que elija. Esta modularidad hace que sea muy fácil comenzar, pero su potencial es ilimitado. Por supuesto, funciona con cualquier carpeta de Dropbox.

La nueva automatización integrada de Dropbox se ve muy bien y cubre los conceptos básicos, pero es de esperar que también despierte el interés en una automatización más poderosa. Después de todo, ¿de qué sirve una computadora si no puede hacer todo el trabajo por usted?